보고서 tip

 

출처 : 공정거래위원회 한철수 경쟁정책본부장 작성자료

 

 

◾이슈를 정확히 추출

자료수집과 조사를 통하여 취합된 사실과 정보 등을 바탕으로 핵심 이슈를 정확하게 구체화

 

◾전하고자 하는 메시지를 분명히

확인된 이슈에 대하여 내가 전하고자 하는 메시지가 무엇인지 분명히 할 것

 

◾지금 쓰고 있는 글의 고객(독자)이 누구인지 잘 생각하라

최종독자가 누구인가에 따라 글의 내용, 문체 구체성의 정도, 분량 등이 달라짐

 

◾준비 과정이 끝났으면 주저 없이 쓰기 시작

1차 초안부터 완벽한 보고서를 쓰려고 하지 말 것

 

◾1차 초안에 있는 내용을 도려내는 것을 두려워하지 말 것

1차 초안의 의미는 머릿속에 있는 생각을 한데 모아놓는데 있다

 

◾재작성은 글쓰기에서 가장 중요한 과정

수차례 재작성 과정을 통하여 불분명했던 개념, 메시지 등이 분명 해진다

 

◾처음에 생각했던 결론을 바꾸는 것을 두려워하지 말 것

 

◾보고서의 최종검토 단계에서는 필자의 입장에서 독자의 입장으로 전환

 

◾당신의 독자는 바쁘고, 성질이 급하고, 회의적이며, 꼼꼼한 사람

 

◾독자의 입장에서 다음 7가지 사항 재점검

당신이 쓴 글을 독자가 두 번 읽지 않아도 이해 할 수 있겠는가

 

당신의 주장에 독자가 동의할 것 같은가

결론이 분명하게 제시되어 있는가

문단의 선후관계 등 구성에서 짜임새가 있는가

통계수치 등이 정확한가

각종 오탈자, 맞춤법, 구두점 등을 확인해 보았는가

보고서의 모양이 깔끔하게 정리되었는가

 

◾한문장에 두 개의 메시지를 담지 말 것

 

◾한 문장이 절대 3줄을 넘지 않도록 할 것

심사보고서나 의결서 등 법률문서는 불가피한 경우에 한해 4줄까지 갈 수 있지만 가급적 3줄 이내 단축

 

◾고등학생이 알아볼 수 있도록 써라

전문용어, 약어 등은 주를 달고 가급적 한자말보다는 우리말 등 쉬운 용어를 쓴다

 

◾정확한 용어를 사용하라

단어 하나하나에 당신의 혼을 담아라

 

◾중요하지 않은 수식어는 과감히 제거

 

◾주어, 동사, 목적어를 명확히

 

◾가급적 피동형보다 능동형을 사용

 

◾보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다

형식이 내용을 지배한다

 

◾표, 그래프, 그림, 문장부호를 적절히 활용

 

◾문서에 날짜와 페이지를 반드시 표기

분량이 많은 보고서에는 목차를 넣어야 한다

 

◾독자(의사결정권자)의 입장에서 작성

의사결정권자의 입장에서 알아야 할 사항을 중심으로 작성

 

◾보고서 서두에 어떤 이유, 어떤 맥락에서 이 보고서를 작성했는지 밝힐 것

 

◾어떤 주장을 할 경우 반드시 구체적 이유, 관련이론, 통계, 판례 등을 들어 당신의 주장이 옳다는 것을 입증 할 것

객관적 근거 없이 주장만 하는 것은 설득력이 없다

 

◾다양한 관점을 반영하여 분석적, 종합적으로 작성

자기 부서나 기관의 입장에서만 보지 말고, 다른 이해관계자의 시각을 종합적으로 검토, 반영해야 설득력이 있다

 

◾의미 있는 대안을 제시하고 각 대안의 장, 단점, 기대효과, 문제점을 철저히 분석 토론할 것

 

◾당신이 건의하는 결론을 분명하게 명시할 것

특정대안을 선택하기 어려우면 조건부로 제시